ניהול רכש אפקטיבי - לא רק לעשות, לעשות את זה נכון ! 

ניהול רכש אפקטיבי - לא רק לעשות, לעשות את זה נכון !

ניהול רכש נכון משול להנחת יסודות איתנים להצלחה עסקית והתנהלות עסקית חכמה. אולם, בעלי עסקים רבים, קטנים וגדולים כאחד, מוצאים עצמם לא פעם במצב פנים ארגוני כאוטי כשזה מגיע לנושא ניהול רכש בחברתם. על כן, ניהול רכש יעיל יכול לחסוך לעסק הן זמן רב והן הוצאות מיותרות. 

לא פעם, בעלי עסקים מטילים את עבודת ניהול רכש על מספר עובדים (בלתי מיומנים) בחברה, אשר לרוב חסרים את העין המקצועית, את רמת הידע הנדרשת, ולא אחת עובדים אלו עלולים להיות גם נטולי מוטיבציה. דוגמא לכך היא מצב שבו המנהלת האדמיניסטרטיבית מטפלת באיסוף הצעות מחיר עבור שירותי תקשורת, איש המכירות אחראי על רכישת המלאי בחברה בעוד עובד אחר מבין סגל העובדים מופקד על הסדרת נושא הליסינג של החברה. דוגמא זו היא המציאות בעסקים רבים.

 ניתן לשער כי הרציונל אשר מנחה בעלי עסקים אלו הוא כי ניהול רכש צריך להיעשות, ואם האחריות תתפזר באופן שווה על כל עובדי החברה - ההירתמות הכללית בוודאי תביא לחסכון. אך מה שלא כולם מבינים זה כי ניהול רכש דורש טיפול מקצועי על מנת שיהיה יעיל ויביא לחסכון אופטימאלי בארגון.

 ניהול רכש יעיל - מטרות מרכזיות בתרומה לעסק

ניהול רכש הוא למעשה תהליך, שאם עושים אותו נכון משיגים מספר מטרות מרכזיות והכרחיות לכל עסק.  

• חסכון של עשרות אחוזים בהוצאות המשרד - ניהול רכש הנערך בתכנון, במחשבה מקדימה וביעילות, מביא לחסכון ניכר בהוצאות העסק, ולהעצמת התמורה שהוא מקבל.
  עסקים רבים נוטים לעבוד עם ספקים שלהם לאורך שנים רק מתוך הרגל ונוחות. השוק הוא דינמי ובמהלך השנים מצטרפים לשוק ספקים חדשים. כדאי מדי שנה לבדוק את פני השוק ולראות אם ניתן להביא לחסכון - בין אם במעבר לעבודה עם ספק אחר ובין אם באמצעות הורדת מחירים בקרב ספק נוכחי.

• שליטה ובקרה על הוצאות - כאשר ניהול רכש נמצא תחת אחריותם של מספר גורמים בארגון, נוצר מצב של אנדרלמוסיה והעדר שליטה על הוצאות. באמצעות ניהול רכש נכון בידי אנשים מיומנים, ניתן להשיג בקרה ופיקוח מלאים על הוצאות הארגון.
• יצירת בהירות וסדר - הסדר שנוצר, הבהירות והאחידות בעקבות ניהול רכש מקצועי, מביאים ליצירת סטנדרט אחד המבוסס ומגובה בנהלים ותקנים אחידים עבור כל המחלקות והספקים עימם עובדים. 
• פיקוח ומניעת מחדלים - יעד חשוב אותו ניתן להשיג באמצעות ניהול רכש נכון הוא פיקוח הדוק על נכסיה של החברה ומניעת מעילות וגניבות של ציוד ושירותים.

ניהול רכש - קוים מנחים ליעילות אופטימאלית

בין אם מפתחים פתרונות ניהול רכש פנים ארגוניים, ובין אם עושים שימוש בחברות ניהול רכש חוץ ארגוניות, ישנם מספר קווים מנחים שמסייעים בניהול רכש בצורה טובה ויעילה:

• זיהוי ותכנון - הסוד של ניהול רכש נכון הוא זיהוי הצורך הארגוני ותכנון ארוך טווח הנשען על ידע אודות המוצר או השירות לו אתם זקוקים ובתוך כך, השגת העסקה המשתלמת ביותר על בסיס יכולת תקשורתית וניהול משא ומתן. יש לעמוד על ההוצאות העיקריות והגדולות ביותר של הארגון ולהביא לחסכון בהוצאות אלו.
• כדאיות  - על מנת לקבל ולסגור על ההצעה הכדאית ביותר, כדאי לחקור את השוק ולדעת מי החברות המובילות ומה הן מציעות, תוך התאמה לצרכים האישיים. בחינת כדאיות נערכת באמצעות סקר שוק מעמיק ומתן דגש על איכות המוצר ואיכות הספק. 
• הצעת המחיר - רצוי לבחון את טיב הצעת המחיר. האם היא כוללת ומפורטת או עמומה ומסתורית - הצעת מחיר צריכה לכלול פירוט מדויק על השירות או המוצר, עליה להכיל את תג המחיר, את תנאי התשלום, תנאי האספקה, היקף האחריות של הספק והיבטים נוספים כגון שירותי התקנה או שירותי הדרכה. 
• השוואת מחירים - רצוי לבחון לפחות 3 חברות המציעות את השירות או המוצר לו אתם זקוקים, כאשר בעת ניהול רכש הכלל הוא פשוט - לעולם אין לקבל את הצעת המחיר הראשונה שמזדמנת אליכם. חשוב שהשוואה תהיה בין הצעות מחיר בעלות אחידות במרכיביהן ("תפוחים לתפוחים"). 
• רכישה בהמלצה - אחת הדרכים להשגת ניהול רכש יעיל היא המלצה חמה של אנשים קרובים, שאנו סומכים על חוות דעתם. אך בכל מקרה יש לבדוק היטב "האם גם זה מתאים לצרכים שלנו?" מה שמתאים לאחד לא בהכרח מתאים לאחר. 
• חיפוש באינטרנט - רשת האינטרנט מספקת לנו צוהר זמין ומהיר אל מגוון רחב של שירותים ומוצרים, ופעמים רבות ניתן לקרוא חוות דעת של לקוחות הן על המוצר והן על הספק. השוואת מחירים ובדיקת כדאיות הנעשית דרך האינטרנט בהכרח תחסוך לכם זמן ואף כסף. 

• משא ומתן - בעת ניהול רכש נקודת ההנחה צריכה להיות שהכול פתוח למשא ומתן. בכל רכישה, בין אם בחנות ובין אם באמצעות אתר האינטרנט, רצוי להתדיין על המחיר ועל התנאים הנלווים. חנויות רבות משוות את מחיר המוצר בחנות למחיר המופיע באינטרנט וגם חנויות וירטואליות באינטרנט מורידות לעיתים את המחיר המפורסם אצלם באתר.

 אם כן, ישנן אסטרטגיות היכולות להביא למיקסום תהליכי ניהול רכש בכל עסק באשר הוא ובעזרתן ניתן להשיג תוצאות  אופטימאליות.